Liebe Mitarbeiter,

durch unser Zeitplansystem möchten wir die Einteilung, Urlaubsgestaltung usw. so einfach und so flexibel wie möglich gestallten. Hier haben wir für Euch einige Infos zum Zeitplansystem in Form eines Videos bereitgestellt. Wenn Ihr weiter nach unten scrollt, gibts hier auch einige Regeln zur Urlaubsplanung die im Rahmen eines guten Miteinanders gelten.

Zur Anmeldung in Papershift gelangt ihr hier: https://app.papershift.com/signin

Stundenkonto, Urlaubsanspruch und Personaleinsatzplanung (auszug aus Teamregeln)

Einladung und erste Schritte ins Zeitplansystem

Jeder Mitarbeiter erhält, nachdem er erfasst wurde, eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Mit einem Klick darauf kann er ein eigenes Passwort hinterlegen. Dieses wird künftig benötigt, um sich anzumelden. Bitte sorgt dafür, dass die Kontaktdaten im System immer auf dem aktuellen Stand sind, und ändert diese selbstständig, wenn es hier etwas Neues gibt (z. B. neue Telefonnummer). Das Programm wurde auch speziell für die Nutzung auf dem Mobiltelefon oder auf einem Tablet optimiert.

Auf unserer Webseite www.fickenschers-backhaus.de haben wir ganz unten einen Link „Mitarbeiter-Zeitplansystem“ zum System eingefügt.

Erstellung des Dienstplans

Dienstpläne werden vom jeweils zuständigen Planer erstellt. Dabei wird versucht, individuellen Wünschen nachzukommen. Die Planung erfolgt ausschließlich im Zeitplansystem. Was hier hinterlegt ist, gilt, und die jeweiligen Verantwortlichen haben dafür Sorge zu tragen, dass die Angaben auch der tatsächlichen Arbeits-zeit entsprechen. Bewerbungen auf einzelne Schichten werden bei der Einteilung geprüft. Es wird versucht, den Wünschen zu entsprechen. Es sollten alle Punkte wie „Wunschfrei“ und Urlaubsanträge über das Sys-tem erfolgen. So hat der für die Einteilung zuständige Mitarbeiter die Möglichkeit, den Antrag in Ruhe zu prüfen und nach der bestmöglichen Lösung zu suchen.

Im Betrieb gilt grundsätzlich die im Wochenplan eingetragene Arbeitszeit. Grundsätzlich müssen aufge-schriebene Überstunden vorab genehmigt werden. Sollte sich die Arbeitszeit aufgrund unvorhergesehener Ereignisse wie z. B. durch einen plötzlichen Kundenansturm ausnahmsweise ändern, kann der Mitarbeiter den Zeitplaner mit Begründung zur längeren Schichtzeit informieren. Dies muss spätestens ein Tag nach den Überstunden gemeldet werden. Arbeitsbeginn und -ende sind direkt am Arbeitsplatz, nicht in der Um-kleide. Für einen entspannten Arbeitstagbeginn ist ein Erscheinen im Betrieb 10 Minuten vor Arbeits-
beginn empfohlen. Während der Saison kann es über einen längeren Zeitraum zu 6-Tage-Wochen mit Überstunden kommen.

Tauschen von Diensten/Dienstplanänderungen

Tauschen von Arbeitsdiensten ist nur nach Rücksprache mit einem berechtigten Mitarbeiter möglich. Ände-rungen des Dienstplans stehen nur berechtigten Mitarbeitern zu. Bei Dienstplanänderungen werden alle betroffenen Mitarbeiter persönlich und umgehend informiert.

Abwesenheit und Urlaub beantragen

Urlaubsanträge werden vom Mitarbeiter ausschließlich in Form eines Abwesenheitsantrags in das Zeit-
plansystem eingetragen. Nach Genehmigung erhält der Mitarbeiter eine Bestätigung per E-Mail und im Papershift-Zeitplansystem. Voraussetzung hierfür ist eine eigene E-Mail-Adresse. Sollten Mitarbeiter noch keine eigene Adresse haben, wird ihnen von uns eine GMail-Adresse angelegt und auf Wunsch auf dem Smartphone der Zugang eingerichtet (Anfragen bitte an Florian Fickenscher). Mitarbeiter, die kein Smart-phone besitzen, können die Urlaubsanträge zusammen mit der zuständigen Planerin am PC stellen.

Bitte plant den Urlaub so, dass er über das Jahr verteilt ist. Es sollten also mindestens 1 Woche im Früh-jahr, 2 Wochen im Sommer sowie 1 Woche im Herbst geplant werden. Von Oktober bis Januar sind auf-grund unseres Versandgeschäfts die Urlaubseinplanungen unter Vorbehalt.

Beim Urlaubsantrag sind folgende Punkte zu beachten:

•     Jeder Posten ist so organisiert, dass mindestens zwei Mitarbeiter die Vertretung problemlos überneh-men können. Das heißt, dass Abwesenheiten so gewährt bzw. abgesprochen werden müssen, dass jeweils nur EIN zuständiger Mitarbeiter abwesend ist. Aus diesem Grund sieht jeder Mitarbeiter auch
die Urlaube der anderen Mitarbeiter. Es kann also optimal geplant und bereits im Vorfeld auch zu
Hause geprüft werden, wer wann Urlaub hat.

•     Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern sollte der Vorrang gewährt werden, den Urlaub in der Ferien-zeit zu nehmen.

•     Falls Mitarbeiter mit Resturlaub in das nächste Jahr gehen, sollte dieser bis März in Anspruch genom-men werden.

•     Der Jahresurlaub kann bis auf 10 Resttage bis zum 31.01.2017 beantragt werden, wobei jeder Mit-arbeiter selbstständig die vorausgegangenen Regeln beachten sollte.

•     Urlaub, der nicht beantragt wurde, wird von den zuständigen Planern, Frau Wunner (Produktion),
Frau Petrotti (Team Hof), Frau Opel (Team MÜB/Gefrees), zugeteilt.

•     Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben.

•     Der Urlaub dient der Erholung. Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine dem Urlaubszweck widersprechende Tätigkeit ausüben. Handelt der Arbeitnehmer dieser Bestimmung zuwider, so ist das den gesetzlichen Urlaubsanspruch übersteigende Urlaubsentgelt zurückzuzahlen.

•     Ein Urlaub gilt als genehmigt, sobald der Planer den Urlaub bestätigt. Ihr bekommt hierzu automatisch eine Mail (je nachdem, wie ihr die Benachrichtigungen eingegeben habt) und eine Nachricht in Paper-shift.

•     Eine Urlaubswoche dauert grundsätzlich von Montag bis Sonntag. Das bedeutet, dass nicht automatisch auch der Sonntag (bzw. Samstag usw.) vor dem Urlaub frei ist. Ein anderer Mitarbeiter, der hier Urlaub hat, geht immer vor. Wenn es möglich sein sollte, wird dies vom Planer berücksichtigt, es besteht jedoch darauf kein Anspruch.

Bei Abwesenheitsanträgen kann ein Mitarbeiter wählen, ob er Urlaub nehmen möchte oder Überstunden abgebaut werden sollen. Dies ist ein Verrechnungsvorschlag. Ob die Abwesenheit als Urlaub oder Über-stundenabbau gebucht wird, entscheidet letztendlich der zuständige Planer.

Urlaubsantrag von Lehrlingen außerhalb der Schulferien

Lehrlinge, die außerhalb der Schulferien Urlaub beantragen, können jeweils eine ganze Woche (inkl. des Schultags) im Zeitplansystem beantragen. Falls der Lehrling in der Urlaubswoche einen Schultag hat, wer-den die verrechneten Urlaubstage entsprechend um den Schultag gemindert und eine Notiz am Urlaubs-antrag angefügt. Dies dient der einheitlichen Darstellung und Nachvollziehbarkeit der Abwesenheiten.

Beispiel: Lehrling hat 1 Woche Urlaub von Montag bis Samstag beantragt – der verpflichtende Berufsschul-tag ist am Mittwoch = statt 6 Urlaubstagen werden nur 5 Urlaubstage abgezogen.

Stempeluhr in Produktion

In der Produktion wird künftig mit einer Kombination aus Wochenplänen sowie einer Stempeluhr gearbeitet. Hier gelten die Arbeitsanfangszeiten laut Plan und die Endzeiten laut Stempeluhr. Zu diesem Zweck hängt ein Tablet-PC an der Eingangstür der Produktion. Jeder Mitarbeiter muss sich hier unbedingt anmelden, wenn er kommt,, und zwingend ausstempeln, wenn er die Backstube verlässt (bevor er in die Umkleide geht). Diese Aktionen müssen jeweils vom Mitarbeiter selbst erfolgen und werden durch eine Unterschrift auf dem Display quittiert.

Änderungen im Zeitplansystem (Verkauf)

Sollte sich die Planzeit verlängert haben, z. B. es kommt ein Bus und ein Mitarbeiter ist 1 Stunde länger geblieben, kann er im Papershift-System eine Änderung beantragen (erst ab +30 Minuten). Hierfür einfach auf „Zeiterfassung“ klicken und bei der entsprechenden Schicht auf das Brief-Symbol klicken und dem Pla-ner eine Info/Begründung schicken. Er kann dann direkt darauf antworten.

Stundenkonto

In unserem Zeitplansystem wird ein automatisches Stundenkonto geführt. Jeder Mitarbeiter hat also künftig jederzeit einen vollkommen transparenten Überblick auf sein Stundenkonto. Aus diesem Grund werden
die Stunden künftig nicht mehr einzeln mit jedem Mitarbeiter abgeglichen. Einsprüche und Änderungen sind jeweils nur max. 4 Wochen rückwirkend vom Mitarbeiter möglich. Danach gelten die Zeiten als akzeptiert. Da die Zeiten jeweils aus den Schichtplänen errechnet werden, gibt es hier keine Rechenfehler. Im Inter-esse aller Mitarbeiter ist das Stundenkonto möglichst innerhalb eines Monats, spätestens jeweils zum Quar-talsende, aufzulösen. Sollte dies aus betrieblichen Gründen nicht möglich sein, wird von Fall zu Fall ent-schieden, ob die verbleibenden Überstunden ausgezahlt oder ins nächste Quartal übernommen werden. Die Überstunden werden zum normalen Stundensatz vergütet.

Überstundenabbau

Der Überstundenabbau entspricht nicht der Urlaubsregelung. Überstundenabbau kann also jederzeit nach den betrieblichen Erfordernissen erfolgen. Die Einteilung übernehmen hier die Planer. Anders als bei Urlaub muss dies nicht mit dem Mitarbeiter abgestimmt werden. Ein Mitarbeiter kann auch zum Überstunden-abbau, wenn es die aktuelle Lage im Laden oder in der Backstube zulässt, vorzeitig nach Hause geschickt werden.

Urlaubsanspruch

Bis zum 31.12.2018 beträgt der Urlaub für Arbeitnehmer und Auszubildende über 18 Jahre

a) im 1. bis 3. Jahr der Betriebszugehörigkeit 33 Werktage,

b) ab dem 4. Jahr der Betriebszugehörigkeit 36 Werktage.

Ab dem 01.01.2019 beträgt der Urlaub für Arbeitnehmer und Auszubildende über 18 Jahre

a) im 1. bis 3. Jahr der Betriebszugehörigkeit 32 Werktage,

b) ab dem 4. Jahr der Betriebszugehörigkeit 34 Werktage.

c) Um das altersbedingt erhöhte Erholungsbedürfnis älterer Mitarbeiter auszugleichen, beträgt der Ur-
    laub für Mitarbeiter, die das 50. Lebensjahr vollendet haben, ab dem 4. Jahr der Betriebszugehörig-
    keit 36 Werktage.

Der Urlaub für Jugendliche beträgt jährlich

•     a) 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist,

•     b) 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist,

•     c) 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt ist.

Bei Mitarbeitern, die regelmäßig einen festen freien Tag haben bzw. regelmäßig nur von Montag bis Freitag arbeiten, werden die Arbeitstage entsprechend auf die Anzahl der Arbeitstage/Woche umgerechnet. Die hinterlegten Sollstunden/Woche sowie die regelmäßigen Arbeitstage sind im jeweiligen Profil des Mitarbeiters hinterlegt und werden zur Berechnung zu Grunde gelegt.

Sonntage, Feiertage und Veranstaltungen

Sonntage, Feiertage und betriebliche Veranstaltungen außerhalb der normalen Öffnungszeiten werden zum normalen Stundensatz zzgl. eventueller vereinbarter Zuschläge aufgrund der Einsatzzeit (z. B. Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag, Nachtzuschlag usw.) abgerechnet.

Vor den jeweiligen Veranstaltungen werden in der Regel Listen ausgehängt, in die sich Mitarbeiter eintragen können, die gerne an diesen Veranstaltungen arbeiten möchten. Wir werden versuchen, die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen, jedoch stellen diese Listen nur eine Planungshilfe für den Schichtplaner dar. Die Einteilung der Mitarbeiter für die jeweilige Veranstaltung erfolgt nach betrieblichen Kriterien (welche Mitarbeiter, von wann bis wann usw.). Veranstaltungen sind verpflichtend und gelten als normale Arbeitszeit.